11 квітня 2023 року консорціум Intecracy Group провів закриту офлайн-зустріч у форматі Intecracy Executive Breakfast, присвячену одній із найактуальніших проблем сучасного корпоративного управління. Головною темою обговорення став детальний аналіз причин невдач технологічних змін: «Чому цифровізація без керованих процесів не дає очікуваного результату». Спікерами заходу виступили визнані експерти ІТ-галузі — Юрій Сивицький та Михайло Віговський. Вони представили системний погляд на те, як організаційні прорахунки та низька процесна зрілість зводять нанівець значні інвестиції в інформаційні технології.
Зв’язок між процесною зрілістю, витратами та результатами
Сьогодні більшість компаній прагнуть швидкої цифровізації, вбачаючи у новітніх технологіях універсальні ліки проти операційної неефективності. Проте, як показує практика, автоматизація некерованих або хаотичних процесів лише прискорює створення хаосу на вищому технологічному рівні. Центральним аспектом обговорення на Intecracy Executive Breakfast став прямий зв’язок між рівнем процесної зрілості організації, обсягом фінансових витрат та кінцевими результатами цифрової трансформації. Без чітко визначених правил гри всередині компанії будь-яке ІТ-рішення стає занадто дорогим та неефективним.
Низька процесна зрілість характеризується відсутністю стандартизації, фрагментарністю передачі інформації між відділами та залежністю від конкретних виконавців. Коли така організація починає впроваджувати складні програмні комплекси, вона стикається з необхідністю постійних доопрацювань ПЗ під «унікальні» та часто нелогічні процедури. Це призводить до лавиноподібного зростання бюджетів розробки та інтеграції, а терміни запуску проектів переносяться на місяці або навіть роки. Зрештою, компанія витрачає значні ресурси, але не отримує очікуваного підвищення продуктивності.
BPM і процесний консалтинг як фундамент трансформації
Для запобігання подібним сценаріям експерти Intecracy Group рекомендують використовувати комплексний підхід, який поєднує BPM (Business Process Management) та професійний процесний консалтинг. Процесний консалтинг дозволяє провести глибокий аудит поточної діяльності підприємства, виявити дублюючі функції, зайві ланки узгодження та інформаційні розриви. Тільки після того, як бізнес-процеси оптимізовано на папері та в моделях, їх доцільно переносити у цифрове середовище за допомогою сучасних BPM-систем.
«Багато керівників вважають, що купівля сучасної ІТ-системи автоматично вирішить усі внутрішні проблеми компанії. Проте технології — це лише інструмент, який масштабує те, що вже існує. Якщо ваші процеси непрозорі, неузгоджені або застарілі, цифровізація лише прискорить накопичення помилок та збільшить витрати на їх виправлення. Процесний консалтинг допомагає спочатку вибудувати здоровий каркас, на який потім природно та безболісно лягає будь-яка автоматизація», — зазначив Юрій Сивицький.
BPM як методологія та технологічний інструмент забезпечує безперервне управління життєвим циклом бізнес-процесів: від їхнього моделювання та виконання до моніторингу та постійного вдосконалення. Це дозволяє компаніям гнучко реагувати на зміни зовнішнього середовища та швидко впроваджувати нові регламенти без необхідності повної перебудови ІТ-інфраструктури. Процесний консалтинг у цьому контексті виступає навігатором, який допомагає визначити пріоритетні напрямки для автоматизації та розрахувати реальний економічний ефект від майбутніх змін.
Конкретні механізми досягнення керованості
Учасники зустрічі детально розібрали механізми, які дозволяють знизити вартість трансформації та гарантувати її успіх. Першим кроком є створення єдиного репозиторію бізнес-процесів, де зафіксовано всі операційні ланцюжки. Це усуває розбіжності у розумінні завдань різними підрозділами. Другим кроком є призначення власників процесів — осіб, які відповідають за кінцевий результат усього ланцюжка, а не лише за окрему функцію. Третім кроком є впровадження метрик ефективності (KPI), інтегрованих безпосередньо у процеси, що дозволяє виявляти відхилення в режимі реального часу.
«Ми часто бачимо спроби впровадити складні технологічні рішення в організаціях, де немає чіткого розподілу відповідальності за процеси. У таких випадках витрати на впровадження зростають експоненціально, а кінцевий користувач отримує незручний інструмент, який саботує роботу. Успішна трансформація починається з усвідомлення того, що процеси мають бути керованими ще до початку їхньої автоматизації. Тільки тоді BPM-технології принесуть очікувану цінність та окупність інвестицій», — підкреслив Михайло Віговський.
Такий підхід дозволяє уникнути класичної пастки цифровізації, коли автоматизуються застарілі та неефективні процедури. Завдяки попередньому аналізу та налаштуванню процесів, компанія отримує можливість впроваджувати ІТ-рішення значно швидше та з меншими ризиками. Це створює міцну основу для довгострокового розвитку та підвищення конкурентоспроможності бізнесу в умовах постійних змін.
Висновки для бізнесу
Головний висновок Intecracy Executive Breakfast полягає в тому, що цифрова трансформація — це не просто впровадження нових технологій, а насамперед зміна філософії управління. Успіх змін залежить від здатності керівництва поєднати технологічні можливості з високою процесною культурою. Інвестиції в BPM та процесний консалтинг є необхідною передумовою для того, щоб цифровізація стала реальним драйвером ефективності, а не джерелом неконтрольованих витрат та організаційного хаосу.