13 травня 2025 року відбувся онлайн-захід у форматі Intecracy Expert Webinar, присвячений найважливішим викликам цифрової трансформації сучасного бізнесу. Головною темою обговорення стало питання «Як виявляти проблемні процеси до початку автоматизації». Організатором заходу виступив консорціум Intecracy Group, який продовжує серію професійних зустрічей для обміну досвідом у сфері інформаційних технологій. Спікером вебінару виступив відомий ІТ-експерт та співзасновник консорціуму Юрій Сивицький. У центрі уваги доповідача опинилися практичні аспекти пошуку затримок, повторних операцій та прихованих витрат, які часто залишаються непоміченими до моменту запуску програмних рішень.
Аналіз перед впровадженням: чому хаос не можна автоматизувати
Сучасний бізнес часто припускається класичної помилки, намагаючись автоматизувати наявні процеси без їхнього попереднього аудиту. Юрій Сивицький наголосив, що такий підхід не лише не вирішує наявних проблем, а й консервує їх, роблячи систему ще менш гнучкою. Коли неефективна процедура переноситься в цифрове середовище, вона починає виконуватися швидше, але все одно залишається неефективною, генеруючи додаткові витрати та створюючи хибне враження оптимізації. Організації витрачають значні бюджети на ліцензії та розробку, але не отримують очікованого приросту продуктивності.
Для запобігання таким ризикам перед початком будь-якого проекту з автоматизації необхідно провести глибоке дослідження поточної карти процесів (As-Is). Це дозволяє чітко розмежувати корисні операції, які створюють цінність для кінцевого споживача, та застарілі регламенти, які лише гальмують роботу організації. Використання сучасних методологій аналізу допомагає виявити так звані «вузькі місця» (bottlenecks) та розробити оптимальну модель майбутнього стану процесів (To-Be). Тільки після цього можна переходити до технічного проектування та розробки програмного забезпечення.
Технології Process Mining та BPM як основа діагностики
Основними інструментами для виявлення проблемних зон під час вебінару було названо технології Process Mining та управління бізнес-процесами (BPM). Process Mining дозволяє реконструювати реальний стан справ в організації на основі цифрових слідів, які залишаються в інформаційних системах (ERP, CRM, документообіг). Замість суб'єктивного опису процесів співробітниками під час інтерв'ю, аналітики отримують об'єктивну картину, побудовану на реальних даних про кожну транзакцію, документ чи дію користувача. Це виключає людський фактор при оцінці ефективності.
Поєднання Process Mining з класичними системами BPM дає змогу не лише побачити відхилення від регламентів, але й оперативно їх усунути. BPM-платформи забезпечують гнучке моделювання, виконання та моніторинг процесів, дозволяючи швидко адаптувати правила гри під мінливі потреби ринку. Такий комплексний підхід гарантує, що автоматизація буде спрямована саме на ті ділянки, де вона принесе максимальний економічний ефект, а не на другорядні завдання, які не впливають на загальний результат.
«Автоматизація без попереднього аналізу та оптимізації — це найшвидший спосіб масштабувати неефективність. Наше завдання полягає в тому, щоб за допомогою інструментів Process Mining та BPM зробити всі приховані затримки та повторні операції видимими для менеджменту. Лише тоді, коли ми розуміємо реальну вартість та тривалість кожного кроку, ми можемо приймати обґрунтовані рішення про інвестиції в ІТ-інфраструктуру. Оптимізація має передувати автоматизації, а не відбуватися після неї», — підкреслив Юрій Сивицький під час свого виступу.
Методологія пошуку затримок та повторних операцій
Особливу увагу спікер приділив практичним механізмам виявлення неефективності. Зокрема, було детально розглянуто проблему повторних операцій (rework), коли один і той самий документ або завдання кілька разів повертається на попередній етап через помилки або нечіткі інструкції. Такі цикли суттєво збільшують тривалість процесу та призводять до прихованих витрат, які важко зафіксувати традиційними методами фінансового обліку. Вони створюють зайве навантаження на персонал та знижують рівень задоволеності клієнтів.
Іншим критичним фактором є часові затримки на стиках між різними департаментами. Часто завдання «зависає» не тому, що виконавець повільно працює, а через відсутність чітких правил передачі відповідальності або через тривале очікування погоджень від керівництва. Вебінар продемонстрував, як аналіз цифрових слідів допомагає точно локалізувати ці паузи та розробити заходи для їхнього усунення ще до написання першого рядка коду автоматизації. Це дозволяє уникнути зайвих витрат на розробку непотрібного функціоналу.
На завершення вебінару було зазначено, що успішна цифрова трансформація вимагає докорінної зміни культури управління процесами. Організації мають перейти від інтуїтивного прийняття рішень до управління на основі точних даних. Тільки такий підхід дозволяє мінімізувати ризики невдалих ІТ-проектів та забезпечити високу окупність інвестицій у нові технології. Intecracy Group планує і надалі проводити подібні заходи для підвищення технологічної зрілості українського бізнесу.