Електронний документообіг
Налаштовуємо документообіг, у якому договір погоджують і підписують КЕП в одній системі, а архів витримує перевірку.
Які переваги надає технологія
Робота з документами не зупиняється, коли люди поза офісом. Кожен працівник бачить лише ті документи, які дозволяє його роль. Історія рішень зберігається разом із документом і не зникає, коли людина звільняється. Доручення за документами мають виконавця й строк, тож їх не доводиться відстежувати в окремих таблицях. Ми впроваджуємо нову систему або модернізуємо наявну й підключаємо її до ERP, CRM і держреєстрів.
Що входить
- Погодження й підпис КЕП
- Електронний архів
- Розпізнавання документів
- Обмін з контрагентами
Які проблеми ми вирішуємо
Договір погоджують тижнями
Маршрут видно від запиту до підпису, і документ не застрягає в чиїйсь пошті.
Документи розкидані по пошті й папках
Усі редакції й підписи зберігаються в одній системі, і чинну версію видно одразу.
Перевірка перетворюється на пошук паперів
Документ разом із підписом і журналом дій знаходять за кілька хвилин.
Вхідні скани розбирають уручну
Система розділяє пачку сканів на документи й визначає тип кожного, а сумнівні віддає людині.
Кожна філія веде документи по‑своєму
Філії працюють за спільними типами документів, і керівництво може порівнювати їх між собою.
Договори контрагентам возять кур’єром
Контрагент отримує документ електронно, підписує його КЕП, і підписаний примірник одразу повертається в систему.
Коли потрібно, а коли не варто
Потрібно
- документи підписують КЕП і зберігають роками
- договори й накази проходять кілька погоджень
- вендор більше не оновлює вашу систему документообігу
- регулятор вимагає журнал дій із документами
Не потрібно
- документів небагато, і підписують їх зрідка: вистачить сервісу КЕП
- чинна система працює, і вендор її підтримує: вигідніше розвивати її
- потрібно лише зберігати скани без погоджень: вистачить сховища документів
Як ми це робимо
- 01
Винятки закладаємо в маршрут
Звичні винятки, як‑от велика сума чи підписант у відпустці, вносимо в маршрут до запуску. Інакше документи знову підуть поштою.
- 02
Архів перевіряємо заздалегідь
Документ має читатися разом із підписом і через десять років. Тому перевіряємо підписи й відновлення архіву ще до запуску.
- 03
ШІ пропонує, рішення — за людиною
ШІ заповнює картку документа й пропонує маршрут, а погоджує й підписує людина. Якщо ШІ недоступний, документ реєструють уручну.
Етапи проєкту
- 4–6 тижнів
Обстеження
Хто що погоджує насправді, разом із поштою й месенджерами.
- 3–4 тижні
Архітектура
Платформа, маршрути, підписи, строки зберігання.
- 2–3 місяці
Пілот на договорах
Один тип документів від реєстрації до архіву.
- 6–12 місяців
Розширення
Накази, кадрові й технічні документи, по одному типу.
- за потреби
Розпізнавання
Класифікація й витяг реквізитів із чергою перевірки.
Платформи й стандарти
Megapolis.DocNet · Scriptum.DMS · OpenText · M‑Files
Nectain · Azure Document Intelligence
КЕП · QES за eIDAS 2.0 · Дія.Підпис
ISO 15489 · ISO/IEC 27001 · PDF/A
Питання
Скільки триває впровадження?
Пілот на одному типі документів займає 2–3 місяці. Організація середнього розміру переходить повністю за 10–18 місяців.
Чи можна повністю відмовитися від паперу?
Здебільшого так, якщо підписи можна перевірити й через роки. Частина документів лишається паперовою через закон або процес.
Хмара чи власні сервери?
Обираємо за категорією даних, вимогами безпеки, місцем зберігання й повною вартістю.
Що почитати
Обговоримо ваш документообіг
Тридцять хвилин з архітектором, щоб зрозуміти, з чого почати.