Видання Deals опублікувало матеріал, що висвітлює досвід консорціуму Intecracy Group у розробці та впровадженні власної системи електронного документообігу (ЕДО) під назвою DEALS. Цей кейс демонструє, як компанія успішно оптимізувала внутрішні та зовнішні бізнес-процеси, перейшовши на безпаперовий обмін документами.
Система DEALS була створена власними силами за шість місяців, з акцентом на простоту інтерфейсу, високий рівень кібербезпеки та юридичну значущість документів, підписаних електронним цифровим підписом (ЕЦП). Вона базується на платформі UnityBase, що також використовується для деяких державних реєстрів. Головним викликом у процесі впровадження стало переконання співробітників та контрагентів у перевагах відмови від традиційного паперового документообігу, незважаючи на значні щорічні витрати на папір та пов'язані з ним процеси.
Чому цей досвід може бути корисним для українського бізнесу?
- Економія ресурсів: Впровадження ЕДО дозволяє суттєво скоротити витрати на папір, друк, логістику та зберігання документів, перенаправляючи ці кошти на розвиток компанії. Досвід Intecracy Group показав економію близько 650 тис. грн на рік.
- Підвищення ефективності: Перехід на ЕДО значно прискорює бізнес-процеси. За підрахунками, тривалість підготовки та узгодження документів скоротилася у 4-6 разів, а час пошуку – у 8-10 разів, що покращує контроль та оперативність.
- Надійність та безпека: Використання перевірених платформ та ЕЦП забезпечує юридичну силу електронних документів та високий рівень кіберзахисту, що є критично важливим в сучасних умовах.
Кейс Intecracy Group підкреслює, що успішне впровадження ЕДО вимагає лідерської волі керівництва та системної роз'яснювальної роботи серед персоналу та партнерів.
Джерело: Deals