Електронний документообіг: кейс міського водоканалу

Компанія InBase поділилася досвідом впровадження сучасної системи електронного документообігу (ЕДО) та «Єдиного вікна» для оптимізації роботи великого комунального підприємства міського водопостачання. Цей кейс демонструє, як цифрова трансформація може значно покращити ефективність та якість послуг навіть у складних інфраструктурах.

До впровадження підприємство стикалося з викликами, такими як застаріла система прийому заявок (телефонні дзвінки, особисті візити), роз’єднаний документообіг між головним офісом, підрозділами та вісьмома виробничими комплексами, а також значний обсяг паперової роботи. Це призводило до низької оперативності та незручностей як для абонентів, так і для співробітників.

Рішенням стало впровадження системи «Єдиного вікна» на платформі UnityBase. Протягом шести місяців була розгорнута інтегрована система для прийому, реєстрації та супроводу технічної документації. Вона забезпечує автоматизовану обробку заяв, надання інформації заявникам, консультації та швидкий обмін даними між підрозділами. Це дозволило об’єднати інфраструктуру підприємства під однією платформою, враховуючи високі навантаження та велику кількість користувачів.

Користь для українського бізнесу та аудиторії Intecracy Group:

• Підвищення ефективності та якості послуг: Досвід показує, як цифровізація рутинних процесів може вдесятеро збільшити кількість оброблених заявок, покращуючи клієнтський сервіс та внутрішню продуктивність.
• Успішна інтеграція застарілих систем: Кейс демонструє можливість ефективної інтеграції нових рішень з існуючими «legacy» системами, що є актуальним викликом для багатьох підприємств.
• Оптимізація роботи великих та розподілених структур: Впровадження ЕДО дозволяє централізувати управління документами та заявками, що критично важливо для компаній з численними відділами або філіями, забезпечуючи безперервність роботи та безпеку даних.

Завдяки впровадженню нової системи, підприємство значно оптимізувало свої бізнес-процеси, зменшило час на обробку даних та підвищило загальну ефективність роботи. Це підкреслює важливість інвестицій у сучасні цифрові рішення для сталого розвитку.

Джерело: InBase