Як ШІ в закупівлях може допомогти вашій організації перемогти конкурентів
Проєкти із закупівель стають дедалі складнішими, і штучний інтелект вже є необхідним для оцінки їхньої доцільності та життєздатності.
Проєкти із закупівель стають дедалі складнішими. Навіть для, здавалося б, простих закупівель штучний інтелект вже потрібен для симуляції їхньої доцільності та визначення життєздатності. Результати таких симуляцій дозволяють компаніям оцінювати вплив на внутрішні проєкти.
Щоб випереджати конкурентів, ключовим є вдосконалення закупівельних операцій. Компанія, яка прагне отримати конкурентну перевагу у своїх продуктах та послугах, повинна впроваджувати передові закупівельні процеси, оскільки вони стають більш спеціалізованими. Зрештою, це вимагатиме переосмислення ролей у команді закупівель та зміни способу взаємодії закупівель з іншими відділами організації.
Традиційний підхід до закупівель більше не працює
Складність проєктів та предметів закупівель зростає, тому традиційний підхід до закупівель втрачає свою ефективність. Типи контрактів також стають більш заплутаними, особливо в моделі спільної економіки, де постачальники не завжди готові пропонувати спеціалізовані послуги чи продукти. Вони вимагають зрозумілості, читабельності та чіткості.
Softengi вважає, що впровадження ШІ в традиційні закупівельні процеси принесе лише обмежені переваги. Зі зростанням складності проєктів стане неможливим ефективно здійснювати їх закупівлю за допомогою звичайних методів – виникнуть проблеми зі своєчасністю, кількістю, якістю та загальною ефективністю.
За допомогою ШІ компанії повинні трансформувати свої закупівельні процеси, відходячи від традиційних методів у напрямку більш досконалого підходу.
Сучасні виклики у закупівлях вимагають сучасних рішень на основі ШІ
Softengi регулярно бере участь у публічних тендерах для розробки застосунків для клієнтів по всьому світу. З нашого досвіду, закупівлі, що базуються на людському факторі, виявляються неефективними, призводять до зростання часу та витрат, а також до зниження ефективності. Ми попросили нашого візіонера у сфері ШІ в закупівлях Геннадія Аксьона (CEO) поділитися своєю експертною думкою щодо сучасних викликів, з якими стикаються компанії та закупівельні команди в новій ринковій реальності:
Ось 5 головних викликів у закупівлях, з якими стикаються компанії сьогодні, за словами Геннадія Аксьона:
- Кількість потенційних постачальників у закупівлях традиційно обмежена часом та вартістю їх обробки та оцінки. Хоча можна запросити п’ятдесят постачальників, обробити п’ятдесят пропозицій без значних фінансових та часових інвестицій неможливо.
- У стандартних закупівельних процесах ефективність можна було підвищити лише шляхом залучення більшої кількості традиційних постачальників, але це вимагає їх оцінки – що обмежено людськими можливостями. Більше пропозицій означає потребу в більшій кількості людей для їх оцінки. Однак масштабування команди не завжди є можливим.
- Зараз існують потреби в закупівлях, де незрозуміло, як взагалі знайти відповідних постачальників.
- З’являються нетрадиційні показники ефективності, і ціна або технічні пропозиції більше не є основними критеріями для певних проєктів. Наприклад, коли йдеться про викиди, ні вартість, ні складність не є ключовим фактором – основна увага приділяється зменшенню загального впливу компанії на довкілля.
- Зростаюча складність проєктів, ініційованих компанією, вимагає більшої витонченості в процесі закупівель у напрямку більш комплексного підходу.
У типових закупівлях один закупівельник може обробляти п’ять тендерів, два закупівельники – дев’ять, а три – дванадцять. Цей традиційний багатоетапний процес кваліфікації був розроблений для обробки більшої кількості пропозицій. З розумними закупівлями це більше не потрібно, оскільки машини не втомлюються і можуть оцінювати пропозиції значно швидше.
Натомість, платформа для закупівель на основі ШІ може обробляти понад сто тендерів або пропозицій. Для звичайних закупівель це відкриває можливості для підвищення ефективності шляхом залучення більшої кількості потенційних постачальників.
Для складних закупівель існують вищі вимоги до постачальників, обладнання та послуг – від пошуку постачальника до етапу оцінки. Сьогодні ці виклики можна вирішити за допомогою закупівельних агентів на основі ШІ.
Як ШІ може революціонізувати закупівлі
Щоб вирішити вищезгадані проблеми закупівель з точки зору бізнесу, ми запитали технічного директора Softengi, Іллю Гандзевича, чи може використання програмного забезпечення для закупівель на основі ШІ оптимізувати найважливіші аспекти пошуку постачальників.
Ось роз’яснення від Іллі Гандзевича щодо впровадження ШІ в закупівлі:
- Планування RFP (Запиту пропозицій) – Сучасні методи дозволяють зберігати дані RFP та пропозицій як вектори в незалежній від мови базі знань. Навіть невдалі пропозиції стають активами компанії, оскільки містять цінні відомості. Цей підхід дозволяє створити діалоговий чат-бот для закупівель, доступний різним зацікавленим сторонам у різних країнах, який надає відповіді.
- Допомога у створенні RFP – ШІ може симулювати оцінки експертів у предметній області, щоб допомогти у створенні RFP та проаналізувати його якість.
- Забезпечення якості RFP – Для оцінки якості RFP, перевірки на відповідність вимогам закупівель та посилення вичитки документів використовується складний індекс з понад 30 показниками. Крім того, ШІ надає пропозиції щодо покращення загальної якості RFP.
- Автоматична оцінка пропозицій – На основі RFP ШІ може автоматично оцінювати пропозиції. Усі ці функції реалізовані в bidXplore – автономному інструменті закупівель на основі ШІ.
Дізнайтеся, як ви можете революціонізувати закупівельні процеси за допомогою bidXplore
Від суб’єктивних рішень, заснованих на людському факторі, до об’єктивної оцінки RFP та пропозицій на основі даних
Люди часто не розуміють, як ефективно використовувати штучний інтелект у закупівлях. Вони звикли приймати рішення на основі прочитаних документів, що є за своєю суттю суб’єктивним. Немає можливості перевірити кваліфікацію постачальника відповідно до RFP або визначити, наскільки добре його пропозиція відповідає вимогам.
ШІ для закупівель – це не автоматизація традиційних процесів; такий підхід застарів. Натомість, це модернізований, керований даними метод проведення тендерів, що надає вичерпну та точну інформацію для прийняття рішень. Ми відходимо від прийняття рішень на основі експертних оцінок до більш орієнтованого на дані підходу, де аспекти, які раніше були невимірними, тепер можуть бути кількісно оцінені.
ШІ для закупівель – це не людська інтерпретація чи суб’єктивні експертні думки, а точні математичні оцінки ключових значень. Це усуває ризик людських помилок та маніпуляцій, забезпечуючи більш точну оцінку інформації про постачальника. Якщо в оцінках виникають аномалії, користувачі можуть проаналізувати конкурентні пропозиції, щоб побачити, як ці відхилення впливають на процес закупівель.
Підсумок
Як автономне рішення для закупівель на основі ШІ, bidXplore може об’єктивно оцінювати пропозиції за чіткими метриками. Платформа також перевіряє внутрішні політики та стандарти компанії, автоматично забезпечуючи відповідність цим нормам. Крім того, система виділяє відмінності між конкуруючими пропозиціями, використовуючи числові дані, засновані на відстанях між значеннями.
Використовуйте сучасний підхід до ефективних закупівель на основі даних з bidXplore
Джерело: Softengi