Інформаційні системи відповідно до концепції «Електронний офіс»: комплексна послуга від Intecracy Group

Сьогодні, 16 жовтня 2023 року, Михайло Віговський, член Наглядової ради Intecracy Group, провів в режимі онлайн презентацію роботи комплексної послуги під назвою «Електронний офіс». Учасниками заходу стали партнери та клієнти, які мали можливість краще познайомитись з роботою компаній нашого об'єднання.

Електронний офіс — це сукупність технологій, інструментів і методів, які дозволяють автоматизувати та оптимізувати ділові процеси організації завдяки використанню цифрових засобів. Такий підхід до ведення ділової документації, спілкування між співробітниками та взаємодії з клієнтами — норма для сучасної організації або підприємства.

«Наразі багато організацій зіштовхнулись з проблемою застарілих ділових процесів, що призводить до зниження ефективності роботи в цілому», — говорить Михайло Віговський. При цьому майже в усіх таких структурах є комп'ютери, інтернет та інші засоби сучасних комунікацій. Однак якщо вони не інтегровані в єдину інформаційну систему або ця система є застарілою, виникає проблем якості управління. Також досить часто виникає ситуація, коли досить якісна інформаційна система зі збільшенням масштабів підприємства і кількості його співробітників, працює неефективно, оскільки під час її розробки були закладені зовсім інші параметри роботи.

Основні проблеми, які при цьому виникають:

• Керівництво втрачає цілісну картину того, що відбувається на підприємстві або організації;
• Структурні підрозділи, не маючи інформації про діяльність один одного, не можуть ефективно працювати через незлагодженість, знижується якість обслуговування клієнтів і здатність організації підтримувати зовнішні контакти;
• Спостерігається (як наслідок) падіння продуктивності праці і виникає нестача ресурсів: людських, технічних, комунікаційних тощо.

Компанії, що входять до Intecracy Group, розуміють потреби своїх клієнтів. Тому була розроблена комплексна послуга, яка є поєднанням послуги з налаштування «заліза» (прокладання кабелю, безпровідної мережі, оргтехніки, комп'ютерів тощо) з впровадженням інформаційних систем, які включають в себе електронний документообіг, управління бізнес-процесами, кадрові системи та електронний архів. «Всі ці програмні рішення є в готовому вигляді в Intecracy Group, а хмарні технології дозволяють проводити розгортання систем дуже швидко, не витрачаючи великих коштів», — розповів Михайло Віговський.

Основні компоненти електронного офісу:

1. Системи управління документами (DMS), кадрові системи (облік й управління ефективністю — HRM) та автоматизації ділових процесів (BPM): автоматизують створення, зберігання, редагування та обмін документами.

2. Електронна пошта: швидке та ефективне засіб для обміну повідомленнями.

3. Системи для відеоконференцій: сприяють дистанційному спілкуванню між співробітниками та партнерами.

4. Хмарні сервіси: дозволяють зберігати та отримувати доступ до даних з будь-якої точки світу.

5. Мобільні додатки: забезпечують доступ до ресурсів електронного офісу через мобільні пристрої.

Переваги електронного офісу:

1. Ефективність: автоматизація рутинних задач зменшує час на їх виконання.

2. Доступність: можливість працювати з документами та даними з будь-якої точки світу.

3. Безпека: сучасні технології шифрування та резервного копіювання захищають інформацію.

4. Економія: зменшення витрат на папір, поштові послуги та оренду приміщень.

5. Екологічність: зниження споживання паперу сприяє збереженню лісів.

Михайло Віговський під час презентації навів приблизний алгоритм впровадження інформаційних технологій до організації за короткий період.

1. Аналіз потреб: визначте, які процеси можна автоматизувати.

2. Вибір правильних інструментів: оцініть різні системи та платформи з огляду на потреби.

3. Навчання співробітників: забезпечте належний рівень знань та навичок для користування новими інструментами.

4. Безпека: впроваджуйте строгі процедури захисту даних та документів.

5. Моніторинг і оптимізація: постійно слідкуйте за ефективністю системи та вносьте корективи при необхідності.

Комплексна послуга в рамках концепції «Електронний офіс є ключем до сучасної, ефективної та гнучкої організації. Інтеграція цифрових рішень допомагає підвищити продуктивність, забезпечити безпеку даних та відповідати сучасним стандартам бізнесу», — відзначає Михайло Віговський.